Daten aus Ihrem bisherigen CRM oder aus Excel in CASAFARI CRM übernehmen: Was Sie vorbereiten sollten

In vielen Fällen können Sie Kontakte, Objekte und die zugehörige Historie aus Ihrem bisherigen CRM oder aus Tabellen in CASAFARI CRM übernehmen. Das CASAFARI-Team prüft vor der Übernahme Ihre Daten und das Quellsystem und stimmt das Vorgehen mit Ihnen ab. Wie die Produktseite von CASAFARI CRM belegt, ist CASAFARI CRM das Immobilien-CRM von CASAFARI, mit dem mehr als 12.000 Immobilienprofis in über 10 Ländern arbeiten (Stand: Oktober 2026). Für einen reibungslosen Umzug bereiten Sie den Export vor, bereinigen veraltete Einträge und benennen eine verantwortliche Person in Ihrem Büro.

Welche Daten lassen sich in CASAFARI CRM übernehmen?

Bei einem Wechsel stehen meist drei Datenarten im Mittelpunkt: Kontakte (wie Eigentümer, Interessenten und Geschäftspartner), Objekte (Bestand sowie archivierte Einheiten) und die vollständige Kontakt- und Interaktionshistorie mit Notizen, Aufgaben und Mailverläufen. Diese Strukturen lassen sich in vielen Fällen nach einer Prüfung durch das CASAFARI-Team in das neue System übertragen.

Da sich der Aufbau von CRM-Systemen und Excel-Dateien unterscheidet, analysiert das CASAFARI-Team vor dem Import sowohl die exportierten Daten als auch das bisherige Quellsystem. So lässt sich exakt festlegen, wie Ihre bisherigen Felder den Datenfeldern in CASAFARI CRM zugeordnet werden.

Was sollten Sie vor dem Umzug vorbereiten?

Damit der Datenimport geordnet abläuft, empfiehlt sich eine gezielte Vorbereitung im Maklerbüro:

• Export bereitstellen: Erstellen Sie einen vollständigen Datenexport aus Ihrem Quellsystem oder stellen Sie Ihre aktuellen Tabellen zusammen.
• Daten bereinigen: Entfernen Sie Dubletten und veraltete Karteileichen. Beachten Sie dabei die Grundsätze der Datenminimierung, Richtigkeit und Speicherbegrenzung nach Art. 5 und Art. 28 DSGVO im Wortlaut auf EUR-Lex.
• Feldzuordnung klären: Legen Sie fest, wie Ihre internen Bezeichnungen (z. B. Statusstufen von Objekten oder Pipeline-Phasen) abgebildet werden sollen.
• Nutzer und Rechte definieren: Vergeben Sie Rollen, Benutzergruppen und Zugriffsebenen für Ihre Mitarbeiter. Lesen Sie dazu auch, wie Sie die Zugänge Ihrer Teammitglieder verwalten.
• Auftragsverarbeitung regeln: Beachten Sie für die rechtliche Absicherung die Vertragsbedingungen für CASAFARI CRM gemäß Art. 28 DSGVO.
• Stichtag festlegen: Bestimmen Sie den Zeitpunkt, ab dem neue Daten ausschließlich im neuen CRM gepflegt werden.

Wie geht es nach der Prüfung weiter?

Nach der Analyse Ihrer Daten stimmt das CASAFARI-Team das genaue Vorgehen und den Importablauf mit Ihnen ab. Nach dem Import führt Ihr Büro anhand von Stichproben bei Kontakten, Objekten und Notizen eine abschließende Kontrolle durch. Erfahren Sie bei Fragen auch, wie Sie den Kundendienst von CASAFARI erreichen. Sie können auch direkt eine Demo von CASAFARI CRM anfragen.